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吉智案例—赋能日出东方集团采购合同管理
发布时间:2022-09-22 03:50:06 来源:波音体育爱游戏app官网作者:波音体育注册
 

  当前企业启动并运行着多套系统(SAP、REIP…),各自分管不同内容,数据相对独立。相关的信息往往需要同时在多个系统之间来回切换补录,较为繁琐且重复劳动;通过合同管理系统的搭建,与SAP、REIP等集成对接,打通系统壁垒,实现数据同步共享、关联信息即时调用,降低重复劳动的同时,拓展了信息互通、互助,为后续企业一体化管控平台提供了基础建设。

  日出东方当前缺乏合同管理相关的信息化建设,鉴于日常采购需求的多量化,当前依然是线下申请走流程,线上记录结果(SAP),且合同签约模板时常不能及时更新,使得业务人员操作繁琐,审批滞后漫长,工作效率低下;而对于各层级领导来说,其对合同审批、合同履行等过程在不主动追述的情况下,基本处于不可知、不可见、不可控的情况;且合同产生的大量数据也没有一个准确有效、及时、多元的渠道进行整合统计,供领导层决策分析;同时为配合线上合同的审批流转,提高合同签约效率,提出与电子签章集成,实现线上用印,高效办公。考虑到各分子公司都有类似情况,现由控股公司牵头主导,启动合同管理系统建设,一期先完成连云港基地采购部的试点运行,而后跟进推广到各基地全面铺开使用。二期规划所有品类合同上线,为企业信息化建设提供助力,更好的协助企业发展。

  实现合同不同阶段的规范化管理,包括合同准备阶段的模板管理、合同主体的信息维护、物料库的信息维护;

  合同执行阶段的合同草拟管理(模板收藏、在线编辑、合同比对、合同审批、电子签章、SAP集成等)、合同台账的管理(合同查询、合同付款、合同借阅、合同抄送、抄送记录、合同关联、合同历史版本等)、合同付款的管理(付款计划、付款申请、合同付款等)、合同终止、合同归档、合同借阅、抄送记录(我抄送的,抄送给我的)、消息提醒(审批通过提醒、电子签章提醒);

  合同统计分析阶段的统计分析管理(供应商统计、合同分类统计、合同履行统计、合同履行图表等)

  合同系统与日出东方SAP系统深度集成,从主数据、合同数据和合同后的履约数据,都进行了数据推送和拉取,针对不同场景采用了IDOC和RFC两种方式完成了两个系统间的数据的对接。

  日出东方的内部流程管理系统采用的是Ultimus BPM系统,流程+门户在企业内部称为REIP,本期的合同系统中所有的流程审批与REIP系统集成,由REIP系统完成审批,实现统一审批。

  印章集成与E签宝电子印章系统进行集成,采用了合同系统配套的用印集成平成对用印的集成,实现了流程审批时的印章提前审批,与合同审批时的印章同时审批。实现与印章系统的拉统,无缝流畅完成用印过程;用印集成平台是我们合同系统针对用印集成搭建的一个集成平台,已完成了市面上常见的电子印章系统(契约锁、E签宝、上上签、法大大的集成),常见的物联网印控系统集成(群杰、章管家),实现用印系统的快速对接;

  之前没有统一的模板管控平台,常规的信息发布不能使得新发布的内容要求迅速落地,业务人员所使用的合同版本往往得不到及时的更新,合同模板很难统一。通过合同管理系统的模板管理,让新的模板能够在第一时间更新和推广使用。

  把原先线下的合同审批搬到了线上流转,规范了合同审批流程,使得合同审批过程有据可依、有迹可循;在提高审批效率的同时,实现与电子签章集成,完成线上用印,保障高效办公、降低法律风险;同时,关联合同付款、合同变更、合同归档、合同借阅、抄送等合同履行过程,达成合同全生命周期的管控和监督,为企业合同规范管理助力。

  为有效解决以前信息散乱,汇报前需要人工投入大量时间进行数据收集、核对、汇总,工作量大,准确性低的情况;以合同管理平台为基础,自动整合执行过程信息,通过数据列表、图形展示的方式,多维护度呈现给各层级领导,实时为领导做决策分析提供准确的数据支撑。

  当前企业启动并运行着多套系统(SAP、REIP…),各自分管不同内容,数据相对独立。相关的信息往往需要同时在多个系统之间来回切换补录,较为繁琐且重复劳动;通过合同管理系统的搭建,与SAP、REIP等集成对接,打通系统壁垒,实现数据同步共享、关联信息即时调用,降低重复劳动的同时,拓展了信息互通、互助,为后续企业一体化管控平台提供了基础建设。

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